Steeds meer bedrijven zien het belang in van een CRM-systeem. Dit komt met name doordat CRM-systemen steeds uitgebreider worden waardoor je er als medewerker erg veel profijt van kan hebben. Waar voorheen een CRM niet meer was dan een online database waarin je contactgegevens, gespreksverslagen en taken in kon aanmaken, is er tegenwoordig veel meer mogelijk. Enkele functies die tegenwoordig haast in ieder standaard CRM zitten zijn:
- Automatische e-mails loggen (connectie met Outlook en Gmail)
- Koppeling met je website
- Pipeline module
- Afspraken module (eenvoudig afspraken inplannen)
Maar hoe zorg je er voor dat je een CRM selecteert dat echt een meerwaarde gaat zijn voor je bedrijf? Als je onderstaande zes stappen volgt, kom je tot de beste selectie.
Stap 1: Stel een projectgroep samen
Het selecteren van een CRM-systeem kan je niet alleen doen. Zorg ervoor dat je minimaal een projectgroep van drie mensen opstelt waarmee je een selectie gaat maken. Ons advies is om sowieso je sales en marketingafdeling bij de selectie te betrekken. Laat de IT-afdeling buiten de selectie. Zij hebben totaal geen belang bij een CRM-systeem en de impact op de IT-afdeling van een extra applicatie is erg klein.
Stap 2: Opstellen van de wensen en behoeften
Zorg ervoor dat je een goede inventarisatie uitvoert en alle eisen en wensen op papier zet. Doe dit eerst individueel en bespreek de uitkomsten daarna gezamenlijk met je projectgroep.
Als je alle wensen en behoeften heb genoteerd, zou je deze nog bij je overige collega’s kunnen laten toetsen. Ons advies is om dit altijd te doen. Hiervoor zorg je direct voor intern draagvlak en hiermee voorkom je achteraf discussies.
Stap 3: Afbakening CRM systeem t.o.v. het ERP-systeem
Nadat de wensen en behoeften duidelijk zijn, is het goed om aan te geven welke activiteiten thuis horen in een CRM en welke in het ERP. Er zijn namelijk CRM-systemen die ERP functionaliteiten hebben en vice versa. Het is belangrijk om in kaart te brengen wat in jullie situatie thuis hoort in het ERP en wat in het CRM.
Ons advies is om in het CRM marketing en sales activiteiten bij te houden en in het ERP alle overige bedrijfsactiviteiten. Het CRM moet gaan werken voor marketing en sales en niet voor de financiële of de IT-afdeling. Uiteindelijk bepaal je ‘de knip’ tussen het CRM en het ERP systeem.
Stap 4: Shortlist opstellen
Na afronding van stap 1 t/m 3 ga je aan de slag met het opstellen van een shortlist van CRM-aanbieders. Start met een online vooronderzoek, vraag mensen uit je netwerk met welk CRM-systeem ze werken en ga vraag ze eventueel om een demo. Stel je shortlist op van minimaal 5-10 leveranciers. Ons advies is om deze leveranciers eerst telefonisch te informeren over jullie case en op basis van jullie wensen en behoeften te achterhalen of deze leverancier bij jullie past. Uiteindelijk zal je de shortlist terug kunnen brengen naar 3 tot maximaal 5 leveranciers. Plan met deze leveranciers een afspraak en vraag naar een demo. Voordat de afspraken daadwerkelijk zijn stel je met je projectgroep een beoordelingsformulier op, zodat je iedere leverancier op dezelfde punten kan beoordelen. Doe je dit niet dan heb je kans op onnodige discussies achteraf.
Stap 5: Offertes opvragen
Nadat je iedere leverancier op de shortlist hebt gesproken, ga je aan de hand van de beoordelingen beslissen bij welke leverancier je offertes gaat opvragen. Sommige CRM-leveranciers hebben een op het eerste oog eenvoudige prijsstelling. Toch zie je vaak dat je voor bepaalde functionaliteiten extra moet betalen. Maak ook de rol van de leverancier tijdens de implementatie bespreekbaar. Sommige leveranciers kunnen je heel goed helpen bij de implementatie en doen dit kosteloos. Andere leveranciers werken weer met partners en die zullen uiteindelijk wel kosten in rekening brengen. Zorg er daarom altijd voor dat je de leverancier een op maat gemaakt offerte laat opstellen. Dit voorkomt verrassingen en hoge kosten achteraf.
Stap 6: Maak je definitieve keuze
Nadat je van de overgebleven leveranciers de offertes hebt ontvangen, kan je aan de slag met de definitieve keuze. Ons advies is eerst gezamelijk met je projectgroep de definitieve keuze te maken. De volgende extra stap kan zijn om deze keuze te presenteren aan het MT en de overige collega’s. Als zij volledig achter jullie keuze staan, zul je zien dat de implementatie ook een stuk eenvoudiger gaat zijn, omdat het draagvlak erg breed is.
Spits Sales en Marketing
Hubspot